Deze privacyverklaring is het laatst aangepast op 12 september 2023.
1. Onze dienstverlening
Jouw privacy is voor Stichting Kinderopvang Nijmegen (hierna: KION) van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In de rol van dienstverlener verwerkt KION persoonsgegevens van ouders/verzorgers en kinderen. Dit is nodig om jou zo goed mogelijk van dienst te zijn. Wij vinden het belangrijk om jou als ouder/verzorger te informeren over wat wij precies met jouw gegevens en de gegevens van jouw kind doen.
Ouders & Kind
Wanneer KION in deze verklaring spreekt over ouders, wordt bedoeld: de bloed- of aanverwanten in opgaande lijn van het kind; de pleegouders van het kind; de persoon die ouderlijke verantwoordelijkheid draagt voor het kind. Onder ouders worden ook verstaan diegene die zich oriënteren op kinderopvang. Voor de (toekomstige) kinderen van deze (toekomstige) ouders wordt nog geen opvang verzorgd. Het kind is degene voor wie KION de opvang verzorgt.
2. Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Om onze taken te kunnen uitvoeren en hiermee onze diensten mogelijk te maken verwerken wij persoonsgegevens van ouders en kinderen. KION gebruikt deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- De uitvoering van onze diensten en facturering;
- Het bijhouden van gegevens in het dossier van het kind die van belang zijn voor de opvang, begeleiding, verzorging en ontwikkeling van het kind;
- Het onderhouden van contacten met de ouders;
- KION verwerkt persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, denk hierbij aan het doen van aanvragen van subsidie en/of toeslagen of bij belastingverplichtingen. Waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
- Het werken binnen samenwerkingsverbanden voor opvang, scholing en verzorging vankinderen;
- Het bewaken van de veiligheid binnen de vestigingen en het beschermen van eigendommen van KION, medewerkers, klanten, kinderen, ouders en bezoekers;
- Het behandelen van geschillen en het laten uitoefenen van accountantscontrole;
- Het bijdragen aan orde en veiligheid bij activiteiten die KION verricht.
Waar kan je gegevens terugvinden die KION verwerkt? Hiervoor houdt KION een verwerkingsregister bij. Het verwerkingsregister is een document waarin overzichtelijk staat vermeld welke gegevens KION voor welke doeleinden verwerkt. Hierbij geldt dat KION niet meer gegevens verwerkt dan datgene wat in het verwerkingsregister wordt omschreven. De gegevens die wij verwerken, verwerken wij alleen voor het doel zoals in het verwerkingsregister omschreven.
KION bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het leveren van de dienstverlening. Specificatie over hoelang jouw gegevens worden bewaard, zijn te vinden in het verwerkingsregister en door contact met ons op te nemen via ondergenoemd mailadres delen we deze informatie met jou.
Een vraag of wil je weten welke gegevens we precies van je verwerken en inzage in het verwerkingsregister? Neem dan contact op met ons via
3. Welke gegevens verwerkt KION?
KION verwerkt De persoonsgegevens van ‘ouders’ en ‘kind’ op basis van de daarvoor geldende grondslag. Wij verwerken gegevens van jou of jouw kind op basis van een van de volgende grondslagen:
- De gegevens worden verwerkt ter uitvoering van de overeenkomst die we hebben gesloten. Het doel van de overeenkomst is het uitvoeren van onze diensten op één van de locaties van KION.
- In bepaalde gevallen hebben we ook een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verwerken, zoals bijvoorbeeld NAW- en bankgegevens voor de belastingdienst ter controle van de kindertoeslag.
- Het komt voor dat wij gegevens nodig hebben, omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Dit is het geval wanneer het belang van KION dusdanig groot is, dat dit belang enkel behartigd kan worden door middel van het verwerken van persoonsgegevens. In dat geval hebben we een afweging gemaakt tussen het belang dat KION heeft om de gegevens te verwerken en het waarborgen van het privacybelang van ‘ouder’ en ‘kind’.
- Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat we daarvoor toestemming hebben verkregen. Denk hierbij aan het gebruiken van foto’s.
- In uitzonderingssituaties hebben we gegevens nodig wanneer het gaat om jouw gezondheid. Er is dan een zogenaamd vitaal belang. Het gaat dan om levensbedreigende (nood)situaties. Denk bijvoorbeeld aan een acute ziekte of ongeval.
Er is een aantal gegevens die KION van ouders en kind verwerkt om onze taken te kunnen uitvoeren en hiermee onze diensten mogelijk te maken. Hieronder volgt een uiteenzetting van deze gegevens, deze lijst is niet limitatief en aan wijzigingen voorbehouden.
Ouders:
- NAW-gegevens
- Geslacht
- BSN-nummer
- Gezinssamenstelling
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bankrekeningnummer
- Relatienummer
- SMI- verklaring
- Verklaring Onderbewindstelling
- Inkomen
- Uitkering gegevens
Kind:
- NAW-gegevens
- Geslacht
- Geboortedatum
- BSN-nummer
- Soort opvang
- Naam van de school en mentor
- Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
- Aanwezigheid
- Allergieën
- Doelgroep kind (VE indicatie)
- Foto kind
- Naam en telefoonnummer huisarts en tandarts
- Vaccinaties
- Plaatsingsgesprekformulieren
- Evaluatie verslagen
- Formulieren uit het kin volgsysteem en overdrachtsformulieren basisschool
4. Bewaartermijnen
KION bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het leveren van de dienstverlening. Specificatie over hoelang jouw gegevens worden bewaard, zijn te vinden in het verwerkingsregister en door contact met ons op te nemen via ondergenoemd mailadres delen we deze informatie met jou
5. Wanneer delen we jouw persoonsgegevens met derden?
Om je zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het noodzakelijk voor ons om een aantal gegevens van ouders en kind te verwerken. Het kan voorkomen dat wij gegevens van ouders en kinderen aan derde partijen verstrekken op basis van één of meerdere redenen zoals hieronder of in de privacyverklaring van de website genoemd:
- Afstemming tussen ouder en ons over de ontwikkeling van het kind;
- Bevordering van de ontwikkeling van het kind door middel van leersystemen.
De partijen/systemen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:
- Digitaal leersysteem
- Ouderportaal systeem
- Planningsysteem voor het kind en medewerkers
- Kind ontwikkel systeem
- Opleidingsinstanties/ externe trainers
- GGD en gemeente
- Scholen
- Bureau Jeugdzorg
- Uitzendbureaus
Met de organisaties die data van ouder en kind verwerken wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten. Waarin wordt gewaarborgd dat op de juiste wijze met jouw gegevens wordt omgegaan. Dit wordt vastgelegd in duidelijke afspraken.
Het kan voorkomen dat de bedrijven of instellingen waaraan we persoonsgegevens doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn. Wij zorgen ervoor dat wij persoonsgegevens, en ook die van onze klanten, partners of leveranciers, alleen doorgeven aan bedrijven of instellingen buiten de EER als er een passend beschermingsniveau is. Dit betekent bijvoorbeeld dat we een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of algemeen aanvaarde afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.
6. Welke privacy rechten heb je?
Als ouder/kind heb je verschillende rechten ten aanzien van persoonsgegevens die van jou worden verwerkt. Een nadere uiteenzetting van deze rechten kun je vinden op onze website via de volgende link. Als je vragen hebt, of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kun je altijd contact met ons opnemen via
7. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig de privacy- en cookieverklaring op onze website voor de meest actuele informatie.
8. Klacht indienen
Waar gewerkt wordt, kunnen geschillen ontstaan. Een vraag of klacht over privacy kun je indienen via
Contactgegevens
Voor vragen over onze privacyverklaring of vragen omtrent jouw rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:
E-mailadres:
Telefoonnummer: 024 382 26 55
KvK-nummer: 41058609
